Corona: Mitgliederversammlung

Beschlussfassungen erfolgen regelmäßig in der Mitgliederversammlung. Die erschwerte Abhaltung oder Unmöglichkeit von Präsenzveranstaltungen während der COVI-19-Pandemie stellt aber keine Rechtfertigung für einen Komplettausfall dar. Schließlich hat der Gesetzgeber in § 5 Abs. 2 Covid-19-G die Möglichkeit geschaffen, virtuelle Mitgliederversammlungen durchzuführen. 

Sieht die Satzung die jährliche Abhaltung einer Mitgliederversammlung vor, begründet dies gem. § 36 1.Alt. BGB eine Einberufungspflicht des Vorstandes. Nur ausnahmsweise ist eine Aussetzung der Einberufungspflicht nach den Grundsätzen über die Störung der Geschäftsgrundlage (§ 313 BGB) denkbar. Hierzu müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:

  1. Eine Präsenzversammlung ist wegen der COVID-19-Pandemie unzulässig bzw. unter Berücksichtigung der Mitgliederstruktur mit zu hohen Risiken verbunden;
  2. Die Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung ist unter Berücksichtigung der Mitgliederstruktur mit unverhältnismäßigen Aufwand verbunden;
  3. Es stehen keine unaufschiebbaren Entscheidungen an, die nicht im Umlaufverfahren getroffen werden können;
  4. Die Amtszeit aller Vorstandsmitglieder besteht unabhängig von § 5 Abs. 1 Covid-19-G oder einer vergleichbaren Satzungsbestimmung bis zur nächsten Mitgliederversammlung fort;
  5. Der Vorstand sorgt anderweitig für die hinreichende Information aller Mitglieder.
     

Verschiebung der Mitgliederversammlung zulässig?

Für eine Verschiebung der Mitgliederversammlung gibt es keine eigene gesetzliche Grundlage. Das Einberufungsorgan, in der Regel der Vorstand, ist aber befugt, die Mitgliederversammlung zu verschieben, wenn es dafür wichtige und dringende Gründe gibt. Ein solcher wäre bspw. die Fürsorge- und Schutzpflichten des Vereins gegenüber seinen Mitgliedern. Der Vorstand hat eine Abwägung zwischen planmäßiger Durchführung und der Verschiebung der Mitgliederversammlung zum Schutze der Gesundheit der Mitglieder vorzunehmen. Dies ist aber zu dokumentieren.

Schutz- und Hygienekonzept

Wenn Sie eine Mitgliederversammlung durchführen, so wird von Ihnen erwartet, dass Sie ein entsprechendes Hygiene-Konzept vorlegen. Für die Einhaltung sind Sie verantwortlich. Weisen Sie daher die Mitglieder darauf hin, dass aufgrund der Corona-Pandemie eine Teilnahme nur bei Symptomfreiheit sowie unter Einhaltung der Hygiene- und Abstandsregeln möglich ist. Teilnahme nur bei Anmeldung bis …… möglich. Ein Beispiel für eine Einladung zur Mitgliederversammlung mit Hygiene- und Abstandsregelungen für Teilnehmer*innen von Veranstaltungen als Anhang:

Voraussetzungen für die Teilnahme:

  • Der/die Teilnehmer*in hat sich angemeldet
  • Es sind keine COVID-19 Symptome vorhanden, wie z.B. Fieber, Husten, Schnupfen, Kurzatmigkeit/Atemnot, Halsschmerzen, Muskel- und Gelenkschmerzen, verstopfte Nase, Fehlen von Geruchs- und Geschmackssinn, Kopfschmerzen, Übelkeit/Erbrechen, Durchfall, Appetitlosigkeit, Gewichtsverlust, Bindehautentzündung, Hautausschlag, Apathie.
  • In den letzten 14 Tagen bestand kein wissentlicher Kontakt zu einer mit COVID-19 infizierten Person, keie Quarantäne und kein Auslandsaufenthalt in Risikogebieten.
  • Der/die Teilnehmer*in war in den letzten 4 Wochen nicht wissentlich an einer COVID-19 Infektion erkrankt.
  • Die Hygiene- und Abstandregel werden eingehalten (1,5 m, besser 2 m)
  • Die Teilnahme erfolgt auf eigene Gefahr.
  • Die Teilnahme wird dokumentiert.
     

Zum Zweck der Auskunftserteilung gegenüber dem Gesundheitsamt auf Verlangen werden folgende Daten der Teilnehmer*innen in einer Anwesenheitsliste erhoben und gespeichert: Name und Vornahme, Datum sowie Beginn und Ende der Teilnahme, Wohnanschrift und Telefonnummer der Teilnehmer*in. Nach Ablauf einer 4-wöchigen Aufbewahrungsfrist wird diese Dokumentation gelöscht.

Betreten des Versammlungsraums

  • Die Hände müssen desinfiziert werden.
  • Ein Mund- und Nasenschutz (Maske) ist zu tragen.
  • Die Abstandsregelung von mind. 1,5 m zu anderen Personen muss eingehalten werden.
     

Während der Veranstaltung

  • Die Abstandsregelung von mind. 1,5 m zu anderen Personen muss während der Versammlung sowie ggfls. in den Pausen eingehalten werden.
  • Die Teilnehmer*innen legen zu Beginn gemeinsam fest, ob während der Versammlung ein Mund-und Nasenschutz zu tragen ist.